Miro – Erstellung von virtuellen Whiteboards

Whiteboards können vielfach unterstützend wirken – von der gemeinsamen Entwicklung von Ideen über die Konzeptionierung von Projekten bis hin zum einfachen Brainstorming. Mit ihnen lassen sich Gedanken und Vorgänge visualisieren. Mit dem Tool Miro können solche interaktiven Whiteboards online erstellt und gemeinsam bearbeitet werden. Dabei gilt es jedoch den Datenschutz zu beachten. webhelm hat sich die virtuelle Kollaborations-Plattform sowie eine DSGVO-konformere Alternative einmal genauer angeschaut:

Wie funktioniert Miro?

Mit dem Tool Miro können online große Leinwände mit unbegrenztem Platz zum gemeinsamen Bearbeiten im Team erstellt und geteilt werden. Dabei handelt es sich um eine englischsprachige Web-Anwendung, die in der Basic-Version kostenlos genutzt werden kann. Diese Version bietet eine unbegrenzte Anzahl an Teammitgliedern und die Möglichkeit, drei Online-Whiteboards gleichzeitig zu erstellen. Auch werden Vorlagen zu Nutzung bereitgestellt. Zudem ermöglicht die kostenlose Version die Integration verschiedener Tools wie Zoom oder Microsoft Teams und ein grundlegendes Aufmerksamkeitsmanagement. Dadurch kann zum Beispiel verfolgt werden, was andere Personen auf dem Board tun. Gäste, bei denen es sich nicht um Teammitglieder handelt, können das Board nicht bearbeiten. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit bezahlte Versionen mit mehr Leistungen zu erwerben. So können bereits in der Team- Version für 8 Dollar pro Mitglied und Monat (ab zwei Mitgliedern nutzbar) neben den kostenlosen Funktionen zusätzlich eine unbegrenzte Anzahl an Boards erstellt werden mit unbegrenzten Besucher*innen und individuellen Vorlagen. Der Preis gilt für die Nutzung über ein Jahr. Eine Anmeldung erfolgt mittels der Angabe eines Namens, der Arbeits-E-Mail-Adresse und einem Passwort. Daneben kann sich unter anderem über Google oder Facebook angemeldet werden. Generell gibt Miro als Nutzungsalter ab 16 Jahren an. Eine Altersüberprüfung findet jedoch nicht statt.

Zusätzlich können sich lehrende Fachkräfte und Bildungseinrichtungen für eine kostenlose Lizenz registrieren. Anders als bei der kostenlosen Version für private Nutzer*innen stehen hier alle Funktionen von Miro zur Verfügung. So auch das gemeinsame Bearbeiten eines Boards mit bis zu 100 Mitgliedern. Diese können über einen Link eingeladen werden und müssen keinen Nutzernamen angeben. Eine Anmeldung dafür wird durch die leitende Person mit Namen, beruflicher E-Mail-Adresse, Angabe der Institution und dem Hochladen eines offiziellen Schreibens, das die eigene berufliche Position bestätigt, vorgenommen.

Was bietet Miro?

Die virtuelle Kollaborations-Plattform Miro ermöglicht das Erstellen von interaktiven Online-Whiteboards zur vielfältigen Nutzung in Echtzeit, aber auch zeitlich versetzt – von Brainstorming über Projektmanagement bis hin zum Ausleben der eigenen Kreativität. In die große Leinwand kann unbegrenzt gezoomt werden und es wird eine gemeinsame Bearbeitung des Boards ermöglicht. Somit eignet sich das Tool besonders gut für Arbeiten im Team oder mit Gruppen. Demnach kann unter anderem gemeinsam an Ideen gearbeitet werden und organisatorische und planungsbetreffende Aufgaben lassen sich visuell darstellen. Zudem lassen sich einige weitere Dienste wie Dropbox integrieren. Auch bietet Miro für die gemeinsame Bearbeitung eine Chatfunktion an, mit welcher gemeinsam kommuniziert werden kann. Neben zahlreichen organisatorischen Möglichkeiten bietet Miro ebenfalls gestalterische Elemente. So können auf dem Board beispielsweise Zeichnungen angefertigt, virtuelle Post-ist angeheftet und Texte, Formen und Pfeile eingefügt werden. Auch können Details wie die Schriftgröße, Schriftfarbe oder Platzierung stets angepasst werden. Zusätzlich lassen sich Bilder und Grafiken einbauen sowie Webseiten einbinden. Für die allgemeine Struktur stellt Miro bereits Vorlagen zur Verfügung, die von den angemeldeten Teammitgliedern genutzt werden können.

Je mehr Inhalte auf einem Miro-Board eingestellt werden, desto voller und teilweise auch unübersichtlicher wird dieses. Um einen allgemeinen Überblick zu erhalten, wird eine Art Landkarte angeboten, die die Struktur des Boards abbildet. Sie dient der schnellen Navigation zu einem bestimmten Punkt auf der Leinwand. Die Teammitglieder werden jeweils durch kleine Icons mit dem zuvor vergebenen Namen der jeweiligen Person dargestellt. So wird sichtbar, wer wann wo am Board arbeitet. Auf dem Dashboard, der Startseite des Tools nach der Anmeldung, werden alle eigenen Projekte, die bereits existieren, angezeigt. Es können neue Projekte erstellt werden und es wird angezeigt, welche Projekte für die eigene Person freigegeben sind. In der kostenlosen Version haben alle hinzugefügten Teammitglieder Zugriff auf alle Boards, die sich innerhalb dieses Teams befinden. In einem bezahlten Plan können innerhalb eines Teams auch private Boards erstellt werden. Den erstellten Boards können jeweils ein Name sowie eine Beschreibung vergeben werden. Jegliche Veränderungen auf und an den Miro-Boards werden automatisch gespeichert. Darüber hinaus gibt es eine Export-Funktion, mit welcher das virtuelle Whiteboard als Bild oder PDF gespeichert werden kann. Hierbei ist zu beachten, dass die exportierten Bilder häufig nur eine relativ kleine Auflösung besitzen.

Tipps und Hinweise

Bei der Nutzung des Tools Miro, vor allem mit jüngeren Jugendlichen, ist zu beachten, dass dieses lediglich auf Englisch zur Verfügung steht. Als vorteilhaft erweist sich von daher eine gewisse Vorbereitungszeit, in welcher den Teilnehmenden die Funktionsweise des Tools erklärt und beispielhaft gezeigt wird.

Bezüglich des Datenschutzes ist hervorzuheben, dass es sich um eine amerikanische Firma handelt, welche die Server von Amazon, ebenfalls in den USA, nutzt und die Daten dort verarbeitet. Dadurch ist die Nutzung von Miro-Boards mit Jugendlichen nicht völlig unproblematisch, da mit der Erstellung eines eigenen Accounts der Übertragung von personenbezogenen Daten in die USA zugestimmt wird. Selbst bei Nutzenden, wie zum Beispiel Schüler*innen, die sich kein eigenes Konto erstellen müssen, um auf ein Board zugreifen zu können, werden Daten abgegriffen. Dazu gehören beispielsweise Daten, die Aufschluss über das eigene Internetverhalten geben. Demnach ist es wichtig, keine personenbezogenen Inhalte auf einem Miro-Board anzugeben und weiterhin auch keine persönlichen Inhalte, wie Videos oder Fotos, zu teilen. Sofern in das Tool weitere Dienste integriert werden, kann Miro auf die dortigen Inhalte zurückgreifen und diese mit der jeweiligen Plattform austauschen. Vorteilhaft erweist sich hier die Nutzung von Miro auf schulischen/Einrichtungs-spezifischen Endgeräten, um die Weitergabe von für den Dienst verwertbaren Daten möglichst gering zu halten. Dabei sollten die Nutzer*innen nebenbei nicht auf anderen Plattformen angemeldet sein. Als eine datenschutz-konformere Alternative kann das Tool Conceptboard herangezogen werden.

Alternatives Online-Whiteboard-Tool: Conceptboard

Gegenüber der Kollaborations-Plattform Miro stellt Conceptboard ein DSGVO-konformes Whiteboard-Tool dar. Damit lassen sich ebenfalls im Team, aber auch einzeln Ideen und Gedanken sammeln sowie ordnen. Der Aufbau des Tools als eine endlose weiße Leinwand und die zahlreichen gestalterischen und organisatorischen Funktionen ähneln denen von Miro sehr, weshalb sie an dieser Stelle nicht erneut aufgeführt werden. So ist bei der Registrierung ebenfalls die Angabe von Name, E-Mail-Adresse und das Festlegen eines Passworts Voraussetzung. Zusätzlich bietet Conceptboard eine kostenlose 30-Tage-Testversion von allen sonst kostenpflichtigen Funktionen an. Die generell kostenlose Version ist für den privaten Gebrauch als Einzelnutzer*in ausgelegt. Hier können pro Board jedoch nur 100 Objekte eingefügt werden. Die kostenpflichtigen Versionen starten bei fünf Euro pro Monat und pro Benutzer*in bei einer jährlichen Abrechnung. Diese ermöglichen unter anderem die Zusammenarbeit mehrerer Teammitglieder und eine unbegrenzte Anzahl an Objekten auf einem Board.

Conceptboards ist im Gegensatz zu Miro ein deutsches Unternehmen mit Servern in der EU, womit es der DSGVO unterliegt. Von daher kann es als Datenschutz-konformer angesehen werden. Für die Verschlüsselung der Daten wir das höchste gängige Verfahren genutzt. Zudem wird im zehn Minuten Takt ein Back-Up durchgeführt, damit mögliche Datenverluste so gering wie möglich gehalten werden können. Trotzdem ist es auch hier wichtig zu beachten, dass keine personenbezogenen Daten und vertrauliche Informationen auf solch ein Whiteboard hochgeladen werden sollten. Denn auch hier wird durch die Nutzung des Tools zugestimmt, dass Conceptboard Inhalte, wenn sie für die Bereitstellung des Dienstes nötig sind, unter anderem kopieren, übertragen, speichern und veröffentlichen darf.

Wichtig zu wissen ist auch, dass sich das Unternehmen Conceptboard vorbehält, anonym erstellte Inhalte im kostenlosen Bereich in regelmäßigen Abständen zu löschen. Insofern sollten Inhalte stets gesichert werden.